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Você chega ao fim do expediente com a sensação de que trabalhou o dia inteiro, mas não conseguiu concluir tudo o que havia planejado? A solução para esse problema pode ser mais simples do que parece: diminuir as expectativas sobre o quanto é possível realizar em um dia. É o que defende Elizabeth Grace Saunders, especialista em gestão do tempo há quase 18 anos, em artigo na Fast Company.
Segundo ela, a diferença entre aquilo que as pessoas planejam fazer e o que efetivamente conseguem realizar é um dos principais fatores que determinam a satisfação com a própria produtividade. O problema, explica, é que mesmo quando todas as tarefas essenciais são concluídas dentro do prazo, muitas pessoas continuam se sentindo improdutivas simplesmente porque não conseguiram cumprir tudo o que haviam estabelecido para si mesmas.
Para Saunders, melhorar a gestão do tempo exige reconhecer três realidades: os planos nunca serão perfeitos, nem todos os dias serão igualmente produtivos e não será possível fazer tudo. A primeira recomendação é aceitar que imprevistos fazem parte da rotina.
Um volume inesperado de e-mails, uma emergência de um cliente ou problemas técnicos podem comprometer até o planejamento mais cuidadoso. Por isso, a especialista sugere reservar, sempre que possível, uma hora do expediente sem atividades previamente definidas.
Esse intervalo funciona como uma margem de segurança para lidar com situações inesperadas. Outra estratégia é estabelecer prazos internos anteriores às datas oficiais de entrega.
Se um relatório precisa ser apresentado na sexta-feira, por exemplo, o ideal é planejar sua conclusão para quarta-feira. Assim, eventuais atrasos podem ser absorvidos sem a necessidade de trabalhar além do expediente.
Para projetos maiores, Saunders recomenda antecipar a conclusão em duas a quatro semanas. A lógica é concentrar mais esforços no início, evitando jornadas excessivas de trabalho perto do prazo final.
A especialista também chama a atenção para um erro comum: confundir uma lista de tarefas com um planejamento realista. Segundo ela, anotar tudo o que precisa ser feito não significa que haverá tempo disponível para executar essas atividades.
É necessário comparar as demandas com os espaços efetivamente livres na agenda. Se um profissional tem apenas três horas disponíveis entre reuniões e precisa dedicar uma delas a responder mensagens e e-mails, restam somente duas horas para outras atividades.
O planejamento deve considerar essa limitação, priorizando o que é mais importante e adiando ou delegando o restante. Embora reconhecer essas restrições possa ser desconfortável, Saunders argumenta que isso ajuda a tomar decisões mais conscientes e a reduzir a sensação de fracasso ao fim do dia.
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