Epoca Negócios
Uma empresa pode ter milhares de contratos armazenados, documentos digitalizados, e-mails e informações espalhadas por diferentes sistemas. Mas como transformar todo esse material em informações úteis para o negócio? Na Iron Mountain, companhia americana com 75 anos de história, a resposta passa pela inteligência artificial.
Conhecida pelo serviço de armazenamento e gestão de documentos físicos, a empresa está utilizando a tecnologia para automatizar processos internos e ampliar sua atuação no mercado corporativo. Um dos exemplos está dentro da própria companhia.
Com o uso de IA para extrair informações de contratos, a Iron Mountain conseguiu economizar 458 horas de trabalho por mês e reduzir de três para dois dias o tempo de integração de novos clientes, processo conhecido como onboarding. Os resultados foram alcançados com uma plataforma desenvolvida pela empresa para reunir informações de diferentes fontes, organizar dados e automatizar atividades que dependem da análise de grandes volumes de documentos.
A solução combina agentes de IA especializados, capazes de executar diferentes etapas de um processo, com mecanismos de governança e validação humana. A proposta é permitir que as empresas utilizem informações que já possuem, mas que nem sempre estão organizadas ou disponíveis para consulta e análise.
"A nuvem vai guardar para você os dados que você quiser. Eles não precisam estar necessariamente estruturados, nem aptos a serem utilizados, nem corretos", afirma Ana, executiva da Iron Mountain, em entrevista à Época NEGÓCIOS.
Segundo ela, o trabalho da companhia consiste em identificar e reunir os dados necessários para determinada atividade, garantindo que possam ser utilizados de maneira confiável. Essas informações podem estar em contratos, e-mails, imagens, gravações, documentos em PDF ou sistemas corporativos.
Também podem ser geradas continuamente, durante as operações de uma empresa. A aposta da Iron Mountain é que, ao conectar essas diferentes fontes, a inteligência artificial possa ajudar as companhias a transformar dados armazenados em informações úteis para suas operações.
Lançado há cerca de dois anos, o InSight DXP reúne recursos de inteligência artificial e automação para executar processos empresariais que dependem da análise de documentos. A plataforma utiliza uma arquitetura multiagente, na qual diferentes agentes de IA especializados trabalham em conjunto para realizar tarefas de rotina e processos mais complexos, com várias etapas.
Na prática, esses agentes podem cruzar informações de diferentes documentos para identificar divergências, consultar interfaces de APIs externas e executar tarefas em sistemas conectados à plataforma. Os recursos de low-code também permitem que as equipes criem e personalizem automações sem precisar de conhecimento especializado em ciência de dados.
Outra característica da solução é sua arquitetura neutra em relação a modelos de IA, que permite às empresas incorporar novas tecnologias sem precisar abandonar os padrões de governança e segurança já estabelecidos. Para reduzir o risco de respostas incorretas, a plataforma utiliza informações da própria organização como base para as respostas geradas pela IA, acompanhadas de citações de fontes verificáveis e pontuações de confiança.
O sistema também conta com mecanismos de checagem cruzada, validação e revisão humana quando necessário. Controles de acesso, trilhas de auditoria e rastreabilidade da origem dos dados permitem acompanhar as informações utilizadas nos processos.
"O problema não é gerar um dashboard bacana com a IA, uma apresentação. O problema é você acreditar que o que ela está trazendo é informação verídica e relevante para tomar uma decisão", afirma Ana.
De três para dois dias: os resultados dentro da própria Iron Mountain Para demonstrar a aplicação da tecnologia, a Iron Mountain implementou o sistema em suas próprias operações.
Um dos processos automatizados foi a extração de informações de contratos, atividade que passou a utilizar inteligência artificial para identificar e processar os dados necessários à integração de novos clientes. Com a implementação, a companhia afirma ter economizado 458 horas de trabalho por mês.
O tempo necessário para concluir o onboarding de clientes também caiu de três para dois dias, uma redução de aproximadamente 33%. Os resultados ilustram uma das principais aplicações da plataforma: automatizar atividades que dependem da consulta e do processamento de documentos, reduzindo o tempo dedicado a tarefas operacionais.
Segundo a Iron Mountain, a combinação de inteligência artificial e validação humana permite lidar com bilhões de páginas por ano, com precisão média de extração de dados de aproximadamente 99%. Os recursos de busca e descoberta de conteúdo também permitem localizar informações por meio de linguagem natural e similaridade visual – permitindo que os usuários encontrem conteúdos 40% mais rápido, enquanto a precisão da catalogação melhora 55% em comparação com processos manuais.
Banner da Série IA na Prática Clayton Rodrigues
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